News | Problemi di comunicazione:un caso pratico

Immaginate un’azienda con due sedi, una dedicata alla gestione de processi tipici del lavoro d’ufficio (amministrazione, marketing, backoffice, etc.) una invece dedicata alle attività operative (produzione, logistica e magazzino, etc.).

Abbiamo assistito questa azienda per la fase di preparazione alla certificazione ISO 9001 e, durante una valutazione tipica basta sulla classica analisi SWOT, è emerso che una delle debolezze maggiori era legata agli aspetti comunicativi. Per la precisione il problema principale era “la scarsa comunicazione dovuta alla distanza tra le sedi”. Tale aspetto potrebbe suscitare un sorriso ed una sorpresa ma non è da sottovalutare.

Analizziamo in primis il problema della distanza. Le due sedi sono “distanti” non più di 200 metri l’una dall’altra. Si, avete letto bene, 200 metri (secondo Google Maps sono circa 2 minuti a piedi; sovrastimati!).

Seguendo uno schema logico e basato sul rischio è chiaro che tale problematica si riversa a cascata su tutti i processi aziendali in quanto, la scarsa comunicazione appunto, porterà inevitabilmente a tutte quelle situazioni anomale catalogabili come “non conformità”:

- Ritardi operativi

- Bassa chiarezza dei requisiti cliente

- Scarsi livelli di “team work”

- Reclami

Quello che però è da evidenziare e su cui bisogna soffermarsi, come consulenti, non è tanto l’originalità della cosiddetta “weakness” quanto il motivo che risiede dietro ad essa. Mentre delineiamo i processi e le interazioni tra essi ci accorgiamo subito di due aspetti fondamentalmente critici:

1) Ognuno lavora “all’interno del proprio orticello”

2) Sovrabbondanza di documentazione cartacea e modulistica (compreso il relativo metodo di gestione)

È chiaro quindi che la prima cosa sui siamo intervenuti è stato uno snellimento dei processi stessi incentivando la condivisione di informazioni e l’informatizzazione della documentazione. Carta e Penna hanno il loro stile, indubbio, ma se vogliamo rimanere operativi in un momento storico come questo non abbiamo altre alternative.

I risultati sono stati immediati e lampanti. Diminuzione dei reclami, maggiore focus sui problemi di management e, udite e udite, maggiore comunicazione tra le due sedi (PS: hanno passato la visita di certificazione)

Vedete, nell’epoca della digitalizzazione non è più possibile tollerare una problematica gestionale legata alla distanza (sia essa di 200 metri che di 200 km); tutte le difficoltà di questo tipo, o figlie di questo modo di pensare, risiedono proprio dietro ad una visione anacronistica dell’azienda. Certificarsi ISO 9001 (e specializzarsi negli altri schemi di certificazione come la 45001, la 14001 o la 27001) non è una soluzione a tutti i problemi, è semplicemente il punto di partenza per un’azienda per iniziare a “conoscersi” realmente e scoprire le proprie carte vincenti.

Se siete interessati ad approfondire l’argomento e avete necessità di supporto contattateci per una valutazione della vostra realtà aziendale.

Alessandra Perini

perini@xlteam.it

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