News | Digitalizzazione dei Processi: cambiare il punto di vista

Pensiamo ad uno dei “grandi classici” punti norma comuni alle famose ISO 9001, 45001, 27001, 001 e così via: il capitolo 7, che tratta temi dedicati per lo più alla gestione delle risorse interne. Prendiamo nello specifico il punto norma 7.2: COMPETENZE.

Quello che sostanzialmente ci viene implicitamente richiesto è di implementare un metodo, un criterio, che ci permetta, come azienda, di aver ben chiaro e sotto controllo, lo stato di copertura dei requisiti necessari a svolgere i ruoli che abbiamo definito come mandatori, per la nostra organizzazione, sia come hard skill che come soft skill, in modo da potere oculatamente pianificare un addestramento futuro che sia allineato con gli obiettivi strategici dell’azienda. La facciamo più semplice? Perfetto.

Questo punto norma generalmente si concretizza nella creazione della classica “Cricca” di moduli o files, che permettono di soddisfare quanto detto nella frase sopracitata. Vediamo quali sono:

- Piano di formazione (che spesso ci viene presentato con visione annuale)

- Scheda del personale (modulo “Old school”)

- Verbale di formazione interna (che solitamente sostituisce momenti di formazione non documentabili da un attestato di fine corso)

Se pensiamo al ruolo di un responsabile qualità all’interno del panorama aziendale difficilmente possiamo ipotizzare una figura che abbia grandi margini di tempo per dedicarsi così intensamente alla gestione dell’addestramento delle risorse.

È il caso di un’azienda che abbiamo recentemente seguito. Durante la definizione della procedura di gestione delle risorse umane, con annessa sezione dedicata all’addestramento delle risorse, ci siamo resi conto che il gestionale che stavano utilizzando aveva delle funzioni che potevano coprire l’elenco dei documenti sopraindicato. In che modo? Semplice. Con un mix di filtri e query era possibile, quando necessario, recuperare l’intera “carriera” di addestramento del personale dipendente evitando il fastidioso aggiornamento delle schede nominative. Per il piano di formazione e i verbali è stato sufficiente ideare INSIEME AL CLIENTE, un metodo di compilazione dei campi a calendario in modo da reperire istantaneamente quanto necessario.

Che cosa dobbiamo quindi portarci a casa?

Quando si parla di digitalizzazione, di informatizzazione, pensiamo subito ad uno stato delle cose futuro e ad una rivoluzione aziendale drastica. La disciplina del Change Management ci insegna come spesso il rifiuto al cambiamento sia non solo la prima barriera da superare ma anche la più ardua. Se pensassimo invece ad utilizzare quello che già le aziende hanno, e cercassimo di conoscere bene le potenzialità dei nostri clienti, non avremmo bisogno di andare ad imporre nulla di nuovo se non aiutarli a vedere lo stesso processo da punto di vista diverso.

In questo modo il cliente si è subito sentito più a suo agio nella gestione del processo e anzi, percependo sé stesso come parte della squadra, e non una figura a cui viene affibbiata una compilazione “no brain” di modulistica spicciola, ha subito preso in carico l’attività comportandosi in maniera proattiva e diffondendo la nuova gestione (si fa per dire) a tutti i suoi collaboratori.

Abbiamo consolidato un metodo che verrà ora gestito in autonomia, abbiamo “digitalizzato” e ci siamo calati sulle reali esigenze del cliente.

Spesso gli strumenti per conseguire un miglioramento sono già in tasca; semplicemente non avevamo mai considerato il loro utilizzo da un nuovo punto di vista.

Se siete interessati ad approfondire l’argomento e avete necessità di supporto contattateci per una valutazione della vostra realtà aziendale. Alessandra Perini perini@xlteam.it 335 774 7884